Privacy

INFORMATIVA PER IL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI

Categorie di interessati

• ​Fornitori di beni e servizi, operatori economici
• Strutture preposte all’acquisto di beni e servizi, alla liquidazione o alla gestione del contenzioso; struttura preposta al rispetto delle norme su trasparenza e anticorruzione.

L’Xxxxxxxxxx, con sede legale in Via Xxxxxxxxx, xx - CAP Città CF e P.IVA XXXXXXXXXXX (in seguito, “Titolare”), in qualità di titolare del trattamento, La informa ai sensi dell’art. 13 D.Lgs. 30.6.2003 n. 196 (in seguito, “Codice Privacy”) e dell’art. 13 Regolamento UE n. 2016/679 (in seguito, “GDPR”) che i Suoi dati saranno trattati con le modalità e per le finalità seguenti:

1.Oggetto del Trattamento

Il Titolare tratta i dati personali, identificativi (ad esempio, nome, cognome, ragione sociale, indirizzo, telefono, e-mail, riferimenti bancari e di pagamento) – in seguito, “dati personali” o anche “dati”) da Lei comunicati in occasione della conclusione di contratti per i servizi del Titolare.

2. Descrizione del trattamento

Il dato è trattato per consentire la verifica di posizioni giudiziarie, fiscali e di condotta di fornitori ed operatori economici che sono in rapporto con l’Istituto al fine di: svolgere le attività preliminari connesse alle procedure di acquisizione di beni e servizi; coordinare e analizzare la redazione della documentazione tecnica, amministrativa e contrattuale; gestire il procedimento e le attività connesse (stipula del contratto, monitoraggio dei tempi del procedimento in affidamento)

3. Natura dei dati Personali

Dati personali relativi a condanne penali e reati.

4.Quali sono i dati personali strettamente necessari per perseguire la finalità descritta

Potrebbe rendersi necessaria la registrazione di dati personali presenti nella documentazione inerente:

• DURC (acquisendo parte dei dati da Inps e altri da Inail)
• Visure camerali (acquisiti da Infocamere )
• Certificato di Casellario Giudiziale e carichi pendenti (Tribunale)
• Accertamenti sulla situazione societaria e personale delle controparti (Anac)
• Verifica regolarità fiscale (Agenzia delle entrate ed Equitalia per il pregresso)

Nel caso di acquisti sopra soglia è necessario altresì acquisire i dati inerenti:

• Offerta economica, in sede di apertura del fascicolo di gara (svolto dalla Commissione per la valutazione dell’offerta)
• Certificazioni antimafia (acquisita presso la Prefettura/Questura).

Tali verifiche potrebbero essere svolte anche per i casi di avvalimento.

5.Modalità per fornire l’informativa e, ove necessario, acquisire il consenso

L’informativa dovrà essere resa al momento dell’ inserimento nell’elenco fornitori, della pubblicazione del bando per la fornitura di beni o servizi.
Al momento della stipula del contratto si può consegnare un’ ulteriore informativa più specifica in funzione del servizio reso o del bene acquisito.

6. Archiviazione e conservazione (tempi, modi, quali dati)

I tempi possono essere molto diversi a seconda del tipo di contratto e dell’oggetto della fornitura. Il criterio per stabilirli si basa su principi di buon senso e sulle precisazioni dell’Autorità Garante secondo cui i dati possono essere conservati in generale “finché sussista un interesse giustificabile” e cioè finché la loro conservazione risulti necessaria agli scopi per i quali sono stati raccolti e trattati. Ad esempio nel caso in cui si acquisti un bene con garanzia a vita o un software con licenza d’uso illimitata in senso temporale i dati possono essere conservati a tempo indeterminato, comunque fino a che il bene o il software non viene dismesso. Più in generale, i dati dovrebbero essere conservati in linea con quanto previsto dal Codice Civile (art. 2220).

7. Finalità del trattamento

I dati personali sono trattati:

A) Senza la necessità di un espresso consenso (ex art. 24 Codice Privacy e art. 6 lett. b) e c) EU GDPR “Liceità del trattamento”):

• pubblicazione della Denominazione nell’elenco operatori economici dell’Istituto;
• inserimento nella banca dati ministeriale: SIDI ;
• conservazione in cloud presso il gestore di archiviazione: Xxxxxxxxxx
• conservazione del fascicolo operatore economico per tempo illimitato presso il conservatore: IXxxxxxxxxx
• concludere i contratti per i servizi del Titolare;
• adempiere agli obblighi precontrattuali, contrattuali e fiscali derivanti da rapporti con Lei in essere;
• adempiere agli obblighi previsti dalla legge, da un regolamento, dalla normativa comunitaria o da un ordine dell’Autorità (come ad esempio in materia di antiriciclaggio);
• esercitare i diritti del Titolare, ad esempio il diritto di difesa in giudizio;
• Essere sottoposto a valutazione di qualità da parte degli stakeholders dell’ Istituto (personale interno, famiglie, sistema di qualità, etc…)
• Il Titolare potrà comunicare i Suoi dati per le finalità di cui all’art. 2.A) a Organismi di vigilanza (quali IVASS), Autorità giudiziarie, a società di assicurazione per la prestazione di servizi assicurativi, nonché a quei soggetti ai quali la comunicazione sia obbligatoria per legge per l’espletamento delle finalità dette. Detti soggetti tratteranno i dati nella loro qualità di autonomi titolari del trattamento

B) Solo previo specifico e distinto consenso (artt. 23 Codice Privacy e art. 7 GDPR):

• Consultazione da parte di altri Istituti dei dati economici rilasciati dall’Istituto
• Sottoporre la raccolta dati relativa al custmer satisfacion per fini statistici esterni all’Istituto

8. Modalità di trattamento

Il trattamento dei Suoi dati personali è realizzato per mezzo delle operazioni indicate all’art. 4 Codice Privacy e all’art. 4 n. 2) GDPR e precisamente: raccolta, registrazione, organizzazione, conservazione, consultazione, elaborazione, modificazione, selezione, estrazione, raffronto, utilizzo, interconnessione, blocco, comunicazione, cancellazione e distruzione dei dati. I Suoi dati personali sono sottoposti a trattamento sia cartaceo che elettronico e/o automatizzato.

Il Titolare tratterà i dati personali per il tempo necessario per adempiere alle finalità di cui sopra e comunque per non oltre 10 anni dalla cessazione del rapporto per le Finalità di Servizio . I tempi di conservazione sia cartacei che telematici sono stabiliti dalla normativa di riferimento per le Istituzioni scolastiche in materia Archivistica ovvero DPR 445/2000; Decreto Legislativo 22 gennaio 2004 n. 42 Codice dei beni culturali e del paesaggio, ai sensi dell’articolo 10 della legge 6 luglio 2002, n. 137 (G.U. n. 45 del 24 febbraio 2004, s.o. n. 28)

9. Accesso ai dati

I Suoi dati potranno essere resi accessibili per le finalità di cui all’art. 7.A) e 7.B):

• a dipendenti e collaboratori del Titolare “Xxxxxxxxxxxx” in Italia, nella loro qualità di incaricati e/o responsabili interni del trattamento e/o amministratori di sistema.

Il titolare, regolamenta la gestione interna dei dati secondo le "Linee guida in materia di trattamento di dati personali di lavoratori per finalità di gestione del rapporto di lavoro in ambito pubblico" - 14 giugno 2007 (G.U. 13 luglio 2007, n. 161)

10. Trasferimento dati

I dati personali sono conservati su server ubicati all’interno dell’Unione Europea. Resta in ogni caso inteso che il Titolare, ove si rendesse necessario, avrà facoltà di spostare i server anche extra-UE. In tal caso, il Titolare assicura sin d’ora che il trasferimento dei dati extra-UE avverrà in conformità alle disposizioni di legge applicabili, previa stipula delle clausole contrattuali standard previste dalla Commissione Europea.

11. Natura del conferimento dei dati e conseguenze del rifiuto di rispondere

Il conferimento dei dati per le finalità di cui all’art. 2.A) è obbligatorio. In loro assenza, non potremo garantirLe i Servizi dell’art. 2.A).

Il conferimento dei dati per le finalità di cui all’art. 2.B) è invece facoltativo. Può quindi decidere di non conferire alcun dato o di negare successivamente la possibilità di trattare dati già forniti: in tal caso, non potrà ricevere newsletter, comunicazioni commerciali e materiale pubblicitario inerenti ai Servizi offerti dal Titolare. Continuerà comunque ad avere diritto ai Servizi di cui all’art. 2.A).

12.Diritti dell’interessato

ella Sua qualità di interessato, ha i diritti di cui all’art. 7 Codice Privacy e art. 15 GDPR e precisamente i diritti di:

1. ottenere la conferma dell'esistenza o meno di dati personali che La riguardano, anche se non ancora registrati, e la loro comunicazione in forma intelligibile;
2. ottenere l'indicazione: a) dell'origine dei dati personali; b) delle finalità e modalità del trattamento; c) della logica applicata in caso di trattamento effettuato con l'ausilio di strumenti elettronici; d) degli estremi identificativi del titolare, dei responsabili e del rappresentante designato ai sensi dell'art. 5, comma 2 Codice Privacy e art. 3, comma 1, GDPR; e) dei soggetti o delle categorie di soggetti ai quali i dati personali possono essere comunicati o che possono venirne a conoscenza in qualità di rappresentante designato nel territorio dello Stato, di responsabili o incaricati
3. ottenere: a) l'aggiornamento, la rettificazione ovvero, quando vi ha interesse, l'integrazione dei dati; b) la cancellazione, la trasformazione in forma anonima o il blocco dei dati trattati in violazione di legge, compresi quelli di cui non è necessaria la conservazione in relazione agli scopi per i quali i dati sono stati raccolti o successivamente trattati; c) l'attestazione che le operazioni di cui alle lettere a) e b) sono state portate a conoscenza, anche per quanto riguarda il loro contenuto, di coloro ai quali i dati sono stati comunicati o diffusi, eccettuato il caso in cui tale adempimento si rivela impossibile o comporta un impiego di mezzi manifestamente sproporzionato rispetto al diritto tutelato;
4. opporsi, in tutto o in parte: a) per motivi legittimi al trattamento dei dati personali che La riguardano, ancorché pertinenti allo scopo della raccolta; b) al trattamento di dati personali che La riguardano a fini di invio di materiale pubblicitario o di vendita diretta o per il compimento di ricerche di mercato o di comunicazione commerciale, mediante l’uso di sistemi automatizzati di chiamata senza l’intervento di un operatore mediante e-mail e/o mediante modalità di marketing tradizionali mediante telefono e/o posta cartacea. Si fa presente che il diritto di opposizione dell’interessato, esposto al precedente punto b), per finalità di marketing diretto mediante modalità automatizzate si estende a quelle tradizionali e che comunque resta salva la possibilità per l’interessato di esercitare il diritto di opposizione anche solo in parte

Pertanto, l’interessato può decidere di ricevere solo comunicazioni mediante modalità tradizionali ovvero solo comunicazioni automatizzate oppure nessuna delle due tipologie di comunicazione.
Ove applicabili, ha altresì i diritti di cui agli artt. 16-21 GDPR (Diritto di rettifica, diritto all’oblio, diritto di limitazione di trattamento, diritto alla portabilità dei dati, diritto di opposizione), nonché il diritto di reclamo all’Autorità Garante.

13. Modalità di esercizio dei diritti

Potrà in qualsiasi momento esercitare i diritti inviando:

• comunicazione tramite e-mail all’indirizzo xxxxxxxxxxxxx@istruzione.it

14.Titolare, responsabile e incaricati

Il Titolare del trattamento è “Xxxxxxxxxxxx, in persona del suo legale rappresentante Dott. Xxxxxxxx X xxxxxx, con sede legale in Città, Via Xxxxxxx, xx, CAP (sigla Provincia).

• Tel. 
• Mail: xxxxxxxxxxxxx@istruzione.it  - PEC xxxxxxxxxxxx@pec.istruzione.it

L’elenco aggiornato dei responsabili e degli incaricati al trattamento è custodito presso la sede legale del Titolare del trattamento.

Il Responsabile della protezione dei dati (DATA PROTECTION OFFICER) è  Cognome Nome (Azienda)

• Via / Piazza: Via Xxxxxxxxx,xx - CAP  Città (XX)
• Telefono
• E-mail: 
• PEC: